Pas toujours facile de s’y retrouver dans les bases de données ou d’archives quand le premier obstacle est le vocabulaire ! Pas de panique, une base de données c’est juste un grand supermarché de l’information. Si vous cherchez la vinaigrette au rayon hygiène & beauté vous risquez de chercher longtemps… Pour les archives c’est pareil, si vous cherchez les archives notariales en série audiovisuelle vous ne trouverez pas !
Base de données = Supermarché
Vous n’iriez pas chercher de la vinaigrette dans une animalerie ou chez un concessionnaire automobile ? Pour les archives c’est pareil ! Première étape quand vous cherchez une information, c’est de vous orienter vers la bonne base de donnée. Une base de donnée c’est un immense supermarché de l’information.
Cadre de classement = Plan du supermarché
Une fois dans le supermarché adéquat, il faut pouvoir déterminer où trouver les différents articles.
A l’image des plans que vous pouvez retrouver dans les grands centres commerciaux afin de localiser les différentes boutiques, le cadre de classement est le système qui permettra de vous orienter vers le différentes sections de votre base de donnée. Il peut aussi être appelé plan de classement.
Série = Rayon
Vous avez ouvert le plan de classement, et toutes les séries se sont déroulées. Si vous cherchez encore la vinaigrette, elle se trouve certainement au rayon « épicerie ». Dans le même esprit, si vous cherchez les archives notariales elles se retrouveront normalement en série « E ». Lisez les intitulés des séries pour avoir une idée de leurs contenus.
Fonds d’archives = la marque / le producteur
C’est bon, vous avez trouvé le bon rayon. Seulement voilà, il y a beaucoup trop de produits. Vous ne voulez pas n’importe quelle vinaigrette, ni n’importe qu’elles archives de notaires. Il faut alors vous diriger vers le bon fonds d’archives, ce qui s’apparente le plus à la marque/le producteur.
Au passage, oui, on écrit toujours fonds d’archives avec un « s ».
Instrument de recherche = le catalogue
Vous avez ouvert le fonds d’archives et vous vous retrouvez suffoqué par une montagne de documents… vous ne savez plus où donner de la tête.
Essayer plutôt de passer par l’instrument de recherche. C’est l’outil qui vous permet d’effectuer la recherche. Vous avez déjà reçu le catalogue promo, ou spécial Noël, des supermarchés ? Vous avez déjà été chercher un article dans les catégories de votre application Drive favorite ? Ce dernier peut prendre plusieurs formes : simple avec une barre de recherche type google, en format inventaire avec des listes déroulantes ou encore format catalogue.
C’est aussi facile !
Article = Article !
Un article est un article, ou produit unitaire ! Vous avez trouvé votre bouteille de vinaigrette, mais sur la tablette du dessous elle est mise en pack de 2. C’est aussi un article ! L’article en documentation est basé sur le même principe : il peut être un document (registre, donnée, feuille) ou en regrouper plusieurs (feuilles, données, dossiers).
Droit d’accès = autorisation de vente
C’est bon, vous tendez la main vers votre vinaigrette… malheureusement elle fait partie d’un lot que le supermarché à exclu de la vente car la mention « a consommer avant le » est dépassée !
Pour les archives et les données c’est pareil, il y a des règles a respecter. Le droit d’accès est déterminé par la loi et par l’organisme qui assure la conservation.
Analyse = L’étiquette
L’analyse c’est l’étiquette de l’article… ou du fonds ! Elle présente rapidement et précisément les données caractérisant l’information contenue dans le document ou un ensemble de documents. En gros, c’est ce qui vous permets de connaitre les informations principales contenues dans le document ou le fonds.
Cote = Code barre
La cote (et non pas côte) est similaire au code barre. Il s’agit d’un ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque document ou article à des fins de classement ou de rangement. Quand vous passez votre vinaigrette en caisse, si elle n’a pas de code barre, elle n’existe techniquement pas. C’est pareil pour la cote. Un document ou une donnée non-cotée est techniquement orphelin, et donc potentiellement mis de côté.
Dans le jargon, il est fréquent de dire qu’un article non coté est en errance, donc difficilement localisable, voir perdu.
Métadonnées = Fiche technique
Vous voyez toutes les informations que vous pouvez lire à l’arrière de la bouteille de vinaigrette ? Provenance du produit, composition, date de mise en bouteille, date limite de consommation ? Tout ça ce sont des données supplémentaires, annexes qui viennent ajouter des informations complémentaires et pourtant cruciales à la consommation du produit. Ce sont des métadonnées, des données qui décrivent le contexte, le contenu et la structure ainsi que la gestion dans le temps. C’est la fiche technique de l’article, qui permet d’assurer sur le long terme son suivie et sa bonne conservation.
